Arbeidsgivars tilgang til e-post

Fornyings- og adm.dep., FAD, sende for ei tid sidan ut eit forslag til reglar om arbeidsgivar sin tilgang til tilsette sin e-post. Forslaget frå departementet er som kjendt at arbeidsgivar ikkje skal ha tilgang til tilsette sin e-post, med nokre unnatak.

Det kan ha mykje for seg å verna om den tilsette sin e-postkommunikasjon, men etter å ha tenkt litt over saka er eg faktisk litt einig med Jan Eigil Rydningen i HSH Arena som i siste Computerworld skriv at dette er å snu saka heilt på hovudet.

Han samanliknar e-posten med vanlege brev, og der er hovudregelen at dei blir opna av verksemda sjølv om dei er adresserte til ein tilsett. I dei tilfella den tilsette sitt namn står først, skal den tilsette rett nok opna brevet sjølv, men det skal likevel journalførast så sant det ikkje er av privat karakter.

Spørsmålet som kan stillast er om e-post er til først og fremst for verksemda eller den tilsette, og då i privat forstand. Eg meiner at e-post er eit viktig verktøy for verksemda, eit såkalla verksemdskritisk verktøy. Dersom rutinane var slik at journalverdig e-post alltid vart sendt til arkivet, ville dette kanskje ikkje vera eit problem. Men undersøkingar viser at svært lite av e-post blir journalført, ein langt mindre del enn det som er arkivverdig. Då blir det også eit problem at e-post blir sett på som privat for den tilsette.

Eg trur difor at hovudregelen skulle vore at arbeidsgivar har rett til innsyn i den tilsette sin e-post, så sant det ikkje går klart fram at den er av privat karakter. Då må den tilsette passa på å arkivera private e-postar i eigne og godt merka mapper. Samtidig må regelen utformast slik at det ikkje er fritt fram; tilgang kan berre skje på visse former med tilsette til stades osv.