lørdag 13. oktober 2007

Elektronisk postjournal (EPJ)

Staten har i rundt 10 år (+/-) drive prosjektet elektronisk postjournal (EPJ). Det har som føremål å gi allmenn tilgang til korrespondanse til og frå departementa og ein del underliggjande etatar. Prosjektkostnadene er truleg i mange-millionarsklassen, utan at eg har tal for det.

Framleis er dette ei høgt prioritert oppgåve, og det nye direktoratet for forvaltning og IKT skal driva prosjektet vidare (Statskonsult har drive prosjektet). Eg spør meg sjølv: Kor vanskeleg kan dette vera??

Solund kommune i Sogn og Fjordane har 871 innbyggjarar ved siste SSB-registrering og har hatt postliste tilgjengeleg på nettet lenge. Fedje kommune i Hordaland har 620 innbyggjarar og har også postliste tilgjengeleg på nettet. Utsira kommune i Rogaland har 214 innbyggjarar og har også postliste på nettet!

Dei fleste kommunane i Norge har postlister (og saksdokument frå ulike møte) tilgjengelege på nettet og har hatt dette i mange år. Dette er ikkje "rocket science", det er standard programvare tilgjengeleg frå alle leverandørar av arkivsystem til offentleg sektor.

Men for staten er dette altså så vanskeleg at det må brukast millionar. Kva er problemet? Har departementa større problem med personvern i korrespondansen sin? Neppe, eg vil tru det problemet er langt større for ein liten kommune. Har dei generelt større problem med sikkerheit slik at dette blir vanskeleg? Neppe, dersom dei kan levera opplysningar og løysingar til Miside, kan dei heilt sikkert presentera postlister som jo er einvegskommunikasjon og ikkje spesielt vanskeleg sikkerheitsmessig.

Eg føreslår at det nye direktoratet avsluttar prosjektet med å ta ein prat med ein av dei nemnde kommunane for å høyra korleis dei har gjort det. Det bør ikkje kosta meir enn nokre tusenlappar i reise - det kan sikkert til og med ordnast med ein telefonsamtale.

10 kommentarer:

Jon sa...

Jeg tror ikke kommunale postjournaler er gjennomtenkt med hensyn til personvern.

Nettpublisering gir ny bruk. Særlig når teknikken blir standardisert, f.eks. via søkemotorer eller nasjonale løsninger. Før ble postjournaler brukt for å kontrollere offentlige organer. Nå vil du også kunne kontrollere privatpersoner.

Jeg synes ikke det er kurant at all korrespondanse med det offentlige skal fremgå av journalen som er tilgjengelig på nett. Jeg tror det vil det påvirke folks valg.

Vil du kontakte det offentlige hvis du risikerer å bli konfrontert med henvendelsen av hvemsomhelst nårsomhelst? Hvem vil søke jobber i det offentlige? Når vil du benytte klageretten?

Svein Ølnes sa...

Eg kan vera einig med deg i at publisering av postjournalar kan vera problematisk personvernmessig. Dagens kraftige fokus på skattelister på nett er ei anna side av dette.

Men i denne saka vurderer eg statlege etatar som departement og direktorat opp mot kva kommunane har oppnådd, og då lurer eg på ressursbruken i dette. Eg meiner heile prosjektet burde vore stansa og at den enkelte etaten la ut postlister slik det er vanleg i kommunesektoren.

Egil sa...

Konklusjonen din om nedlegging av EPJ virker drastisk. Kanskje skyldes det at du ikke har sett EPJs viktigste funksjon til nå: EPJ har nemlig vært et flott verktøy for effektiv innsyn for presse og andre medier. Løsningen ble i sin tid etablerte, ikke for å gi allmennheten tilgang, men for å gi pressen muligheter til innsyn og kritisk journalistikk. Det har virket! Et høyt antall saker har blitt tatt opp av avisene og andre medier, saker som ellers ikke ville har kommet fram i lyset. Spør en hvilken som helst journalist om EPJ og han vil forsvare løsningen varmt!

Det som er viktig i det du skriver er påpekingen av et stort politiske og demokratisk problem: Hvor blir det av innsynet for allmennheten?

Politikere og toppbyråkrater har hatt en alt for langvarig diskusjon om hvordan EPJ skal kunne åpnes også for allmennheten, men etter endeløs prosesser er vi like langt dvs like kort.

På mange måter kan man si at det som var et viktig og progressivt
framskritt når EPJ ble etablert som god og funksjonell løsning for journalister, har blitt til en hemsko når man skulle gå videre med en løsning for allmennheten. Journalistene ville selvsagt ikke gi slipp på EPJ med god søk- og sammenstillingsfunksjonalitet. Samtidig har ikke politikerne, byråkratene og Datatilsynet villet ikke gi allmennheten den samme funksjonaliteten. Resultatet har blitt dagens fastlåste situasjon der allmennheten har blitt den store innsynstaperen.

Løser vi så dette ved å legge ned EPJ? Neppe. Bedre enn å erklære krig mot journalistene, er det få til en løsning som også ivaretar allmennhetens interesser. Det er ikke et teknisk problem, men et spørsmål om reell politisk vilje, vilje til åpenhet og til å betale det åpenheten koster.

Svein Ølnes sa...

Takk for nyansering Egil! Innlegget mitt er kun basert på kjennskap til EPJ som utanforståande, altså som ein kva som helst potensiell brukar og ikkje journalist.

Eg ser saka som eit veldig godt uttrykk for sentraladm. (departement, direktorat) sin nærmast totale mangel på brukarkontakt. Og då meiner eg heilt vanlege brukarar/innbyggjarar.

Akkurat dette trur eg blir ein stor fare også for det nye direktoratet for forvaltning og ikt - dei blir seg sjølv nok og definerer brukarane sine primært departementa. Slik får vi ein indre sirkel som har det kjekt i lag og som helst ikkje vil bli forstyrra av "ekte" brukarar.

Det andre poenget i denne saka er meir-offentlegheit og kor langt ein skal gå. Utlegging av skattelister er etter mitt syn eit godt eksempel på at ein går for langt. Funksjonaliteten på nettet overstig langt det som var den sentrale målsetjinga med innsyn: at det skulle vera muleg, men ikkje at det skulle vera så lett som det har vorte.

Ut frå det meiner eg at journalistane må ta til takke med vanlege postlister og at sentraladministrasjonen får gjera som andre offentlege organisasjonar.

Jon sa...

Hvis jeg forstår deg rett, Svein, foreslår du at staten skal gjøre som kommunen, og legge postjournaler in extenso på Internett. Det løser ikke personvernproblemet.

Journaler på nett er fritt vilt.

Nedlasting er enkelt, og blir enklere. Republisering likeså. Ev. fra land uten personvernlovgiving. Google sørger i så fall for sammenstillingen av all din offentlige korrespondanse.

Jo flere opplysninger som legges ut med søkehindringer, jo mer sannsynlig er det at journalene lastes ned.

Svein Ølnes sa...

Mitt forslag er at staten gjer som kommunane, ja, og legg ut postlister på vanleg måte. Men med det meiner eg ikkje at dokumenta nødvendigvis skal leggjast ut i fulltekst. Eg har meir tru på ein kombinasjon av vanlege postlister (avsendar/mottakar, sak) og ein bestillingsfunksjon for å få sjå innhaldet. På den måten kan det vernast mot innsyn og indeksering frå uvedkommande.

Jørund sa...

Det er flere hensyn Offentlig elektronisk postjournal (OEP, navn og forkortelse valgt for å unngå forvirring i forhold til elektronisk pasientjournal) skal ivareta. Mye av dette er belyst i den pågående høringa på forskrift til offentlighetsloven:

http://www.regjeringen.no/nb/dep/jd/dok/hoeringer/hoeringsdok/2007/Horing---forskrift-til-den-nye-offentleg.html?id=479722

Det viktigste formålet med nyutviklinga er å sikre alle tilgang. Det er riktig at dette har vært et prosjekt som har pågått over mange år, men først i 2006 ble det bevilget midler til dette arbeidet. Machina AS utvikler nå løsningen, som vil være basert på fri programvare.

Det er mange etater og kommuner som legger postlistene sine ut på nett, enten i html, pdf eller doc-format. Jeg mener det er langt bedre å få på plass en felles statlig løsning for dette, enn at hvert enkelt departement skal legge ut journalene på sin måte. Det vil dessuten gjøre søkemulighetene langt bedre, fordi man ikke trenger søke på hvert enkelt departement, men kan søke på departementene som helhet.

Jeg tror faktisk at den totale ressursbruken også kan bli mindre ved å ha en felles løsning for dette, enn at hver enkelt arkivar bruker tid på å legge ut postlister på nett. Postjournaler er et eksempel på en tjeneste alle departementene skal tilby, da ligger også forholdene til rette for en felles løsning.

Svein Ølnes sa...

OEP er mindre forvirrande enn EPJ, ja.

For meg høyrest det rart ut at prosjektet berre har fått løyvt midlar sidan i fjor. Kan det verkeleg stemma? Kva med alle føregåande år? Ein god del internt ressursar har det uansett kosta.

Søkemulegheitene blir langt betre med eit felles opplegg, det er klart. Men er det målet? Det blir som med skattelistene; når mulegheitene først er der til enkelt å søka etter opplysningar berre ved å tasta inn eit namn, er det klart det blir vanskeleg seinare å seia at dessverre, dette var ikkje intensjonen i innsynsretten.

Det same må seiast om innsyn i postlister. Det er ein grunnleggjande rett og det er viktig for kontrollen med offentlege etatar. Men det har aldri vore intensjonen i lova at dette skal skje på ein så enkel måte at andre omsyn kan bli skadelidande.

Eit anna moment er at det neppe er det offentlege som bør kosta ein slik ekstra funksjonalitet, det bør evt. media sjølve finansiera.

Og eg er heilt overtydd om at det enklaste og billegaste for kvar statleg etat, er å bruka den innebygde funksjonen som ligg i arkivsystemet. Dei har truleg alt betalt for den.

Anonym sa...

Den tekniske løsningen er ikke nødvendigvis den som driver kostnadene: det er en (høy) kostnad knyttet til fremfinning av dokumenter, spesielt ikke-elektroniske dokumenter. Denne kostnaden må virksomhetene være forberedt på fra dag én.

Dette skal selvsagt ikke brukes som unnskyldning for lite gjennomført offentlighet og lite tilgjengelige innsynsløsninger, men jeg synes faktoren også bør være med i kostnadsvurderingen din...

Roger sa...

Det er ikke vanskeligere for statlige etater å legge ut postjounalen enn det er for en kommune. Slik sett kan etatene lære noe fra kommunene. Forutsetningen er at man har gode arkivordninger.

Det er stor forskjell på en liten etat og en stor kommune i forhold til mengde journalposter pr dag. En stor kommune kan få flere tusen journalverdige henvendeler pr dag en liten som for eksempel Enova får kanskje 50 henvendeler (hvor ingen eller veldig få er sensitive).

Etter min mening er bør man ikke legge ut dokumentene hvis det er en sjanse for at sensitive opplysinger kan bli publisert. Antall jounalposter er en faktor her.Jeg mener faktisk at dagens sak/arkiv systemer er så lite brukervennlig at det er relavtivt stor sansynlighet for å gjøre feil i offentlighetvurderingen. I tillegg må saksbehandlerne kjenne offentlighetsloven godt for å kunne vurdere hvilken paragraf som skal legges til grunn for å unnta dokumenter fra offentligheten.